Transforming IT for Resilient Business

Categories


Uncategorized

Whitepaper från Radar:

21st April 2016

Tre verktyg för att du ska lyckas med multisourcing

För att lyckas med multisourcing måste ni som beställare upprätta ett IT-produktionssystem som använder tre verktyg för att mäta, utvärdera och styra nuvarande och framtida användning av IT.

Dessa verktyg är:

  • Sourcingstrukturen som fungerar som karta över de resurser som skapar IT-värdekedjan
  • IT-verksamhetsmodellen som definierar processer och kontroller för IT-leveransen
  • Dynamiska nyckeltal som förutsätter förändring över tid

Sourcingstruktur

Vid all outsourcing, och framförallt vid multisourcing och hybrid-IT, är det viktigt att hålla reda på vilka IT-tjänster som tillhandahålls av vem och hur de relaterar till andra IT-tjänster. Syfte och mål för levererade IT-tjänster måste beskrivas i en IT-värdekedja för att skapa ett sammanhang. Utan kontext är det omöjligt att utvärdera om IT-tjänsterna ger önskad nytta och/eller styrs mot verksamhetens mål.

Det är du som kund som ansvarar för att upprätta sourcingstrukturen för att mäta och följa upp levererade IT-tjänster, men leverantörerna bör vara delaktiga i det arbetet.

Sourcingstrukturens syfte är att kontrollera att IT-tjänsterna (resurserna) understödjer varandra och att skapa en kontext för IT-värdekedjan så att nuvarande och framtida användning av IT går att styra och planera. Sourcingstrukturen ska vid multisourcing möjliggöra IT-styrningen genom att utvärdera de resurser som bygger upp IT-värdekedjan avseende:

Kostnader – för människor, processer och teknik

Applikationer – val av system, applikationer och middleware

Infrastruktur – val av infrastruktur

Information – dokumentation och struktur

Människor – antal resurser inom olika områden

IT-verksamhetsmodell

Den andra delen i IT-produktionssystemet är IT-verksamhetsmodellen, ett system av definierade processer och kontroller, som hanterar resurserna i sourcingstrukturen.

IT-verksamhetsmodellen styr människors aktiviteter genom processer vilka tillhandahåller teknik. Det är genom detta system som IT-tjänsterna uppstår och bidrar till IT-värdekedjan. Utan en definierad IT-verksamhetsmodell kan man omöjligen bedöma hur man ska bygga upp samarbetet eller uttala sig om roller eller ansvar i den egna eller leverantörens organisation.

Vid multisourcing är det viktigt att samtliga involverade parter förstår och accepterar IT- verksamhetsmodellen och integrerar arbete och aktiviteter genom processer, för att undvika missförstånd och förstå hur samarbetet ska se ut.

Dynamiska nyckeltal för bättre samverkan

Stabilitet, flexibilitet och skalbarhet är det som företag eftersöker vid multisourcing. Utmaningen med upphandla IT-tjänster är att de i förhand är omöjliga att utvärdera. När de upphandlas skrivs ofta långa och utförliga avtal med tekniska specifikationer på vad som ingår och vad som inte ska ingå. Detta kan ha sin förklaring i att IT-tjänsterna är riktade till en tekniskt orienterad grupp, oftast i ”den gamla” IT-verksamheten. Tekniska specifikationer är visserligen bra för att tydliggöra begränsningar i tjänsterna, men skapar inte ett mervärde då det oftast inte framgår hur det är tänkt att dessa tjänster ska kopplas mot en tänkt IT-värdekedja. För att uppnå flexibilitet och skalbarhet måste moderna sätt att mäta och utvärdera införas.

Den tredje delen i IT-produktionssystemet är därför dynamiska nyckeltal vilka är kraftfulla instrument för att peka ut riktningen i en affärsrelation som skall tåla en lång avtalsperiod.

Dynamiska nyckeltal innebär att transparenta effektmål med ömsesidigt ansvarstagande upprättas. Vid de fall Sourcingstrukturen innefattar flera tekniska partners som levererar olika IT-tjänster måste leverantörerna engageras i uppfyllandet av kundens långsiktiga strategi och se sin del i förverkligandet. För att levererade IT-tjänster på bästa sätt ska bidra till kundens verksamhet är introduktionen av dynamiska nyckeltal ett modernare sätt att hantera multisourcing.

Följande förutsättningar måste uppfyllas för att lyckas introducera dynamiska nyckeltal:

Mätningarna måste ske kontinuerligt och vara relevanta genom hela avtalsperioden

Mätmetod och konsekvenser måste accepteras av bägge parter

Effekt över tid måste kunna mätas mot relevanta referenser: antingen baseline (hos dig och leverantörer) eller mot benchmark

De önskvärda effekterna måste vara förankrade i huvudmannens långsiktiga strategi

Vill du fördjupa dig i hur du upprättar de tre verktygen i IT-produktionssystemet? Ladda ner Radar Echosystem Specialists whitepaper ”How to Multisource?” som ger rekommendationer för strategier och styrning till företag som använder flera IT-leverantörer.

Du kan ladda ner How to Multisource från Radar här:

http://www.sungardas.se/Referensuppdrag-kunskapscenter/White-Papers/Pages/Radar-How-to-multisource.aspx